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收纳技巧|终结文件山的方法竟然是通通丢掉?

143 人参与  2021年10月25日 23:12  分类 : 收纳技巧  点这评论

早上好,又是一个美好的早晨,穿了一条最喜欢的裙子、买了一杯最喜欢的咖啡、隔壁桌有好感的对象朝自己笑了一下,然后再慢悠悠的处理所有工作。

这大概是大家最向往的事情吧?

但现实往往是在我们一屁股坐下之后,老板推门而出,劈哩啪啦的交代所有代办事项,原本干净的桌子顿时被文件淹没,加上原有的文件顿时乱炸锅。

一堆文件在桌子上变成小山堆,紧急时刻客户要的数据怎么就是找不到,美好的早晨难道只存在幻想里吗?

别找了!现在就把文件「通通丢掉!」

但在丢之前当然有一套SOP,今天就赶快跟上脚步来学学如何整理好文件山吧!

文件的类型又可以分成工作知识型与家中杂类型。

【工作型与知识型文件】

这两类型的数据在上架或是收纳前,需要先分成三大项,主要以使用频率与重要程度来分类。

1.现在正在使用:

因为是属于重要且使用ing的状态,所以要把它放在视线所及的地方;不宜层层堆叠,最好是直立式的摆放再加上标签。

(视线所及+数据标签化→方便拿取、易于寻找)

2.代办事项:

为下一步要完成事情的提醒或注释,有点像是便利贴形式,所以最好放在透明文件夹里才可以清晰可见,事情一完成即清空文件夹。

(信息透明化+程序汰换→更有效率的执行代办事项)

3.重要但不常使用:

文件很重要但使用频率很低,却又需要一直保管。所以可以使用透明收纳箱将他们整理放入,并放在视线以下较不常看见的地方。

(封箱保存+视线隐藏→空间简洁化、减少视线中的文件量)

【家中杂类文件】

家里经常莫名就会有一堆DM、名片、广告单…,累积久了真是头痛。此刻就先从「源头」来管理吧!

最简单的方式就是在家门放置过滤闸门,一个纸类回收箱、一个代办事项盒,文件一来,马上就可以做拦截与筛选的动作。广告单看完就随手丢进纸类回收,帐单则是代办事项区。

或者有些人喜欢把发票都往口袋塞,有对奖习惯的人就可以将发票丢入代办事项,不对发票的也可以爽快丢入纸类回收,如此一来分类变得相当简单。

而这些杂类数据就不会变成小山堆,也不须额外花费心力去整理了!


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